Prokrastynacja

Cz. 5 – prokrastynacja

efektywna nauka błędyO odwlekaniu jako sposobie radzenia sobie ze stresem było już w części 4. Opisane były strategie radzenia sobie z trudnym zadaniem (technika tortu – w cz. 3 oraz technika SMART w części 4).
Co jednak zrobić, gdy obowiązków jest tak dużo, że nie wiadomo za co zabrać się w pierwszej kolejności? Zdarzają się czasem takie momenty, że dajemy się zaangażować w różne projekty czy zadania. Praca, rodzina, znajomi, hobby. Czasem zdarza się, że czujemy jak powoli wszyscy wchodzą nam na głowę i nagle wszystko zaczyna się sypać. W takiej sytuacji dobrą metodą jest podzielenie czynności do wykonania według ich ważności i pilności. W ten sposób uzyskasz cztery kategorie zadań:

– Ważne i pilne. Wszystkie te sprawy, które wymagają natychmiastowej reakcji, jednocześnie przybliżają nas do celu.
– Ważne, ale niepilne. Są to czynności, najczęściej długoterminowe, które przybliżają do osiągnięcia sukcesu a ich termin jest odległy lub nieokreślony.
– Nieważne, ale pilne. Wszystko to, co zaskakuje i wymaga, aby bezzwłocznie się tym zająć, choć nie znajduje odzwierciedlenia w sferze wartości.
– Nieważne i niepilne. To aktywności, które nie wymagają uwagi i nie są istotne z punktu widzenia twoich wartości.

Kiedy już uda ci się rozdzielić zadania na cztery kategorie, przejdź do etapu planowania. Pierwsza kategoria to zadania priorytetowe i naturalnie należy zająć się nimi w pierwszej kolejności. Pamiętaj jednak, że sprawy ważne powinny być oparte przede wszystkim o twój własny, indywidualny system wartości. Bardzo łatwo bowiem, szczególnie w sytuacjach nagłych, wpaść w pułapkę przesadnego altruizmu i uznać czyjeś priorytety za własne.

W następnej kolejności zajmij się sprawami z drugiej kategorii. Im więcej czasu poświęcisz na sprawy ważne, ale niepilne, tym mniej z nich stanie się później pilnymi, przez co oszczędzisz sobie wiele stresu. Znów należy zwrócić uwagę na to, co jest dla ciebie ważne. Nie zawsze muszą to być sprawy obiektywnie istotne, jak pisanie wniosku o grant, czy pozyskiwanie nowych klientów. Czasem są to rzeczy, które pośrednio zbliżają cię do celu, choćby przez poświęcenie kilku chwil na “naładowanie baterii”. Sprawy ważne, ale niespecjalnie pilne, powinny więc zająć drugą pozycję w twoim grafiku, jeżeli natomiast nie ma tam już miejsca, zdecyduj kiedy się tym zajmiesz i zaplanuj to działanie na najbliższą przyszłość.

Warto pamiętać, że dobry plan to taki, który pozostawia trochę miejsca na nieprzewidziane okoliczności. Można tu wykorzystać zasadę 60/40, gdzie 60% czasu przeznaczone jest na pracę, 20% na czynności nieplanowane, zostawiając 20% jako rezerwę na czynności pozostałe (przerwy, odpoczynek).

A co z ostatnimi kategoriami? Jeżeli uznasz jakieś sprawy za nieważne, to niezależnie czy są one pilne czy nie, nie włączaj ich do swojego planu. Są to rzeczy, które pochłaniają czas, nie przynosząc wymiernych korzyści. Należy je więc zignorować, lub, w miarę możliwości oddelegować. Części z nich z pewnością uda się wkraść w twój plan dnia, na co masz przeznaczone 20% rezerwy czasowej.

←Poprzedni  |  Następny→

Chcesz otrzymywać informacje o naszych szkoleniach?
Zapisz się na newslettera, a w prezencie otrzymasz darmowego ebooka! Wpisz swój adres email oraz imię poniżej: