Planowanie

Cz. 6 – planowanie.

Efektywna nauka - planowaniePrzyjmijmy, że masz zamiar poświęcić kilka porządnych godzin na pracę. Wpisujesz w kalendarzu 10.00 – 14.00 czytanie artykułów, krótka przerwa na obiad, 15.00-19.00 pisanie. Plan bardzo ambitny, osiem godzin powinno znacznie posunąć pracę do przodu. Wybija dziesiąta. No tak, ale jeszcze śniadanie, możesz przecież poświęcić jeszcze chwilę, w końcu do wieczora czeka cię ciężka praca. O jedenastej kończysz poranny rytuał, z resztką kawy w kubku siadasz przy biurku. Po kilku minutach wytężonej pracy wyrywa cię ze skupienia telefon. Zupełnie wyleciało ci z głowy, że koło południa masz odebrać przesyłkę. Zbierasz się więc w popłochu, by sprawnie to załatwić i wrócić do swojego zadania. Poruszanie się po mieście w godzinach szczytu nieco krzyżuje twoje plany. Wracasz godzinę później, opóźnienie w grafiku wyraźnie działa ci na nerwy. Znów zabierasz się na kwadrans do pracy, lecz po chwili odrywa cię burczenie w brzuchu. Najwyższa pora zacząć myśleć o obiedzie. Co prawda jest dopiero trzynasta, ale przecież trzeba zrobić zakupy, ugotować itd. Po obiedzie i chwili odpoczynku spoglądasz na zegarek – piętnasta trzydzieści. Znów siadasz na chwilę i próbujesz nadrobić utracony czas. Zastanawiając się co cię jeszcze dziś zaskoczy przypominasz sobie, że jeden z artykułów musisz dopiero odebrać z biblioteki. Zrezygnowany postanawiasz załatwić to jak najszybciej, żeby już nic cię dziś nie rozproszyło. W międzyczasie spotykasz znajomego, który wciąga cię w krótką rozmowę i zupełnie tracisz poczucie czasu. Po powrocie nie masz już na nic siły, czujesz się jak po całodziennej harówce. Niestety efekty twojej pracy tego nie potwierdzają.

Co poszło nie tak? Przecież dzień był świetnie zaplanowany! Wpisywanie godzin pracy w kalendarz to najpopularnieszy i najbardziej intuicyjny sposób planowania, jednak takie podejście ma kilka poważnych mankamentów. Wyznaczając sobie długie okresy pracy łatwo możemy wzbudzić lęk przed przytłoczeniem – jest czas na pracę, nie ma na relaks. Czas ten niestety odbijamy sobie najczęściej w momencie rozpoczynania, stąd tak popularne zwlekanie. Po drugie, wyznaczając ścisłe godziny pracy istnieje ryzyko, że przeszacujemy faktyczny czas pracy. Z ambitnych czterech godzin za jednym posiedzeniem robi się godzina w trzech podejściach. A zmęczenie odczuwamy to samo. I ostatnie – podczas planowania czasu pracy istnieje tendencja by nie brać pod uwagę innych zadań. Dają one o sobie znać dopiero, gdy stają się bardzo pilne, co rownież skutecznie wybija z rytmu.

Co więc można zrobić, by nie dać się naciąć na te pułapki? To proste, zamiast klasycznego planowania, można skorzystać z antyplanowania. W tej technice do grafiku wpisujemy wszystkie czynności… oprócz pracy. Musi tam się znaleźć czas na posiłki, odpoczynek, telefony i spotkania (jeżeli są do załatwienia jakieś sprawy w innych miejscach, warto uwzgędnić również czas na przejazd), słowem, wszystko, co wypełnia czas w ciągu dnia. W ten sposób widać dokładnie ile czasu zajmują różne sprawy, a ile zostaje na pracę. Dzięki temu można zredukować lęk przed przytłoczeniem (jeżeli uwzględniliśmy czas na relaks), zmniejszamy ryzyko przeszacowania (widać ile czasu zostaje na pracę), przy czym wliczamy inne czynności. Po uwzględnieniu wszystkich zadań pobocznych w powstałe luki (jeżeli jeszcze takie są  wpisujemy czas na pracę.

Jest jednak przy tym kilka zasad, których należy się trzymać:
– Wpisać należy tylko te momenty, kiedy na pracę poświęcamy conajmniej pół godziny, nieprzerwanie. Okresy krótsze lub przerywane są dużo mniej efektywne – przy częstym przerzucaniu uwagi między zadaniami, dużo czasu pochłania potrzeba skupienia i ponownego wdrożenia się w pracę.
– Podczas planowania nie należy skupiać się na wykonaniu konkretnego zadania, lecz na jego rozpoczęciu i solidnym przepracowaniu trzydziestu minut. Dzięki temu zamiast odczuwania stresu wynikającego z niespełnionych pobożnych życzeń odnośnie postępu, uczciwie poświęcamy się pracy, a efekt zawsze będzie przyjemny i zaskakujący.
– Po każdym zakończonym etapie warto wyznaczyć sobie nagrodę, lub rozpoczynać pracę przed zaplanowanym czasem na rozrywkę. Nie tylko uzyskujemy pozytywne wzmocnienie związane z pracą, ale też sprawiamy, że odpoczynek jest przyjemniejszy.
– Pomocne będzie również prowadzenie rejestru przepracowanego czasu, tak, by móc śledzić postępy i ułatwić czasowe rozplanowanie takich projektów na przyszłość.
Jeżeli uda się utrzymać taki plan przez tydzień lub więcej, należy pomyśleć o jednym dniu całkowicie wolnym od pracy. Poświęć go na regenerację, a czas ten z pewnością zwróci ci się zwiększoną efektywnością i zapałem w następnych dniach.

←Poprzedni  |  Następny→

Chcesz otrzymywać informacje o naszych szkoleniach?
Zapisz się na newslettera, a w prezencie otrzymasz darmowego ebooka! Wpisz swój adres email oraz imię poniżej: